Cum creezi și verifici un raport pe proiect ONG în TidyOne

De ce ai nevoie de un raport separat pentru fiecare proiect?

O asociație pentru o singură persoană poate avea simultan campanii pentru o intervenție, terapii, transport și echipamente. Un total general al asociației nu răspunde întrebării „Ce s-a întâmplat cu banii destinați intervenției?”. Poți avea donații în aceeași zi, facturi primite în altă lună și plăți efective făcute ulterior. Fără un proiect atribuit fiecărei operațiuni relevante, raportul trebuie reconstruit manual din documente și extrase.

Un raport pe proiect grupează operațiunile unei nevoi într-o perioadă definită. Este util pentru verificarea internă, pentru o discuție cu contabilul, pentru un rezumat destinat susținătorilor sau ca punct de plecare al unui raport către finanțator. Nu dovedește singur că fondurile au fost utilizate conform contractului și nu certifică eligibilitatea cheltuielilor.

Ce vei obține la final

Înainte de raport: pregătește datele proiectului

Stabilește o nevoie clară și un interval

În Proiecte & Fonduri, proiectul ar trebui să răspundă simplu la „Pentru ce strângem și folosim banii?”. De exemplu, „Intervenție 2026” poate urmări costurile unei operații, iar „Terapii lunare” costurile recurente ale recuperării. Verifică numele, moneda și, dacă există, ținta financiară. Nu crea un proiect nou pentru fiecare factură.

Alege înainte de calcul dacă vrei o lună, un trimestru, întreaga campanie până azi sau o perioadă cerută de finanțator. Nu amesteca aceste intervale. Dacă vrei totalul proiectului de la început, perioada trebuie să includă toate operațiunile relevante de la începutul campaniei.

Verifică legăturile tranzacțiilor

În Financiar, uită-te la fiecare donație, sponsorizare sau cheltuială relevantă. Verifică data, suma, moneda, contactul când este cunoscut și proiectul atribuit. Dacă donatorul a menționat explicit o destinație, păstrează acea dovadă; alegerea unui fond în aplicație nu schimbă restricțiile din contract sau din mesajul donatorului. O tranzacție fără proiect poate lipsi din raportul filtrat, chiar dacă se referă în realitate la aceeași nevoie.

Cum creezi raportul pe proiect, pas cu pas

Pasul 1 — Alege workspace-ul și proiectul potrivit

Intră în Asociație și verifică organizația activă, apoi deschide Rapoarte. În Tip raport selectează Raport proiect / finanțator. În modul ONG pentru o singură persoană nu apar selectorii separați „Beneficiar” și „Caz”; TidyOne utilizează beneficiarul principal configurat. În câmpul Proiect selectează exact nevoia pe care vrei să o raportezi.

Pasul 2 — Selectează perioada corectă

În Perioadă poți alege Anul curent, Anul trecut sau Personalizată. Pentru o campanie începută în alt an, alege Personalizată și completează De la și Până la. Dacă raportul trebuie să acopere doar o tranșă de finanțare, folosește datele tranșei din acord, nu întreaga campanie.

Exemplu: pentru proiectul început la 1 februarie și verificat la 31 august, introdu 1 februarie–31 august. Dacă ai selectat doar luna august, TidyOne va calcula numai mișcările acelei luni; nu va adăuga automat donațiile primite în martie.

Pasul 3 — Folosește fondul numai când ai nevoie de un nivel suplimentar

În Fond poți lăsa Toate fondurile dacă vrei perspectiva întregului proiect sau poți alege un fond specific. De exemplu, proiectul „Intervenție” poate avea fonduri pentru costul operației și pentru deplasare. Dacă alegi un singur fond, raportul este restrâns la tranzacțiile înregistrate pentru acel fond; nu îl prezenta drept total al proiectului.

Pasul 4 — Apasă „Actualizează raportul” și citește cele cinci valori

După actualizare, partea de sus afișează Venituri, Cheltuieli, Sold, Donatori / sponsori în perioadă și Documente în perioadă. Veniturile și cheltuielile sunt calculate din tranzacțiile selectate, iar „Sold” reprezintă diferența dintre ele în intervalul raportat. Nu este automat soldul bancar al proiectului și nu include obligatoriu un sold inițial din perioadele precedente.

Numărul de donatori este calculat din contactele de tip donator sau sponsor asociate încasărilor din selecție. Donațiile fără contact legat rămân în veniturile înregistrate, dar nu măresc acest indicator. Sumele în EUR și RON rămân separate, fără conversie automată.

Pasul 5 — Verifică ținta proiectului și fondurile

Dacă proiectul are o țintă financiară configurată, apare cardul Ținta proiectului. Procentul folosește încasările din perioada selectată în moneda proiectului. De aceea, pentru progresul întregii campanii alege intervalul de la începutul ei. Cheltuielile nu sunt scăzute din procentul de strângere: progresul către țintă și suma încă disponibilă răspund la întrebări diferite.

În tabelul Fonduri sunt afișate intrările, ieșirile și diferența lor pentru tranzacțiile atribuite fondurilor în acea selecție. Dacă un fond exista înainte de intervalul ales, „Disponibil” din tabel nu înseamnă neapărat întregul sold istoric. Pentru disponibilul real verifică și istoricul, operațiunile bancare și eventualele restricții ale donațiilor.

Pasul 6 — Controlează documentele justificative

În Documente justificative, TidyOne indică proporția cheltuielilor din selecție care au document legat, numărul de documente analizate AI și lista celor neanalizate. Examinează Cheltuieli fără document legat: este posibil să existe factura în arhivă, dar să nu fie asociată efectiv cu tranzacția. O simplă potrivire a numelui de fișier sau faptul că documentul are același proiect nu înlocuiește legătura corectă.

Verifică numărul, emitentul, totalul, moneda și data facturii; compară cu plata când afirmi că cheltuiala este achitată. TidyOne poate analiza documentul și propune date, dar tu le confirmi. Dacă o factură a fost încărcată și o cheltuială a fost introdusă și manual, verifică să nu existe o înregistrare dublă.

Pasul 7 — Verifică donatorii și explică scopul fondurilor

Tabelul de donatori și sponsori arată contactele legate de încasările raportate. Dacă pregătești un material public, nu copia automat identitățile, sumele individuale sau documentele conținând informații personale. Decide ce date ai voie să distribui și, la nevoie, publică numai totaluri agregate și descrierea scopului proiectului.

Descrie separat ce s-a strâns, ce s-a cheltuit, ce este încă în așteptare și ce mai trebuie finanțat. Ultima valoare poate necesita calcule și informații suplimentare, de exemplu o ofertă nouă, cursul aplicabil ori plăți deja angajate; nu o deduce automat din „Sold”.

Pasul 8 — Exportă și pregătește un rezumat narativ

În planul cu drept de export complet Asociație PRO, poți folosi PDF / Tipărește, CSV tranzacții și Pachet contabil ZIP. Verifică după descărcare că perioada și proiectul sunt corecte. În ZIP, aplicația include listele de tranzacții și documente și încearcă să atașeze până la 250 de fișiere; dacă unele nu pot fi recuperate din Storage, verifică arhiva înainte s-o trimiți. În FREE rămâne disponibilă vizualizarea de bază, nu exportul complet.

Generează draft AI poate propune un text pe baza datelor raportului reconstruite în backend. Controlează cifrele, proiectul, perioada, donațiile cu destinație specială și afirmațiile despre rezultatele obținute. Nu publica drept fapt o intervenție realizată sau un serviciu livrat fără dovezile corespunzătoare.

Exemplu practic: raportul proiectului „Recuperare 2026”

Următoarele date sunt fictive. Presupunem că o asociație înregistrează de la începutul campaniei următoarele operațiuni pentru proiectul „Recuperare 2026”, în perioada 1 februarie–31 august. Fondul pentru terapii este separat de cheltuielile generale ale proiectului.

Din tranzacțiile în RON rezultă 15.000 − 8.000 = 7.000 RON pentru această selecție. Cei 250 EUR rămân separat. Dacă proiectul are o țintă de 30.000 RON, cardul de progres poate afișa 50% pentru încasările RON în acest interval, însă această cifră nu reprezintă suma disponibilă și nu ține cont de eventuale încasări din afara perioadei sau de conversii. Dacă au existat fonduri anterioare, soldul real necesită reconciliere.

Checklist înainte să trimiți raportul unui donator sau finanțator

Probleme frecvente și cum le rezolvi

Raportul arată mai puțini bani decât știu că am strâns

Verifică perioada, moneda și proiectul fiecărei încasări. O donație fără proiect ori făcută înainte de data inițială a filtrului nu intră în totalul afișat pentru proiect și interval. Pentru o vedere istorică extinde perioada până la începutul campaniei.

Cardul de progres arată doar 20%, deși campania este aproape finalizată

Cardul folosește încasările în moneda proiectului din selecția curentă. Dacă ai filtrat numai luna aceasta, procentul nu descrie toate încasările de la lansare. Verifică și dacă ținta/moneda proiectului sunt configurate corect.

Fondurile nu însumează toate veniturile proiectului

Nu toate tranzacțiile trebuie să aibă fond. Identifică sumele atribuite direct proiectului, fără fond, precum și fondurile comune care nu sunt dedicate exclusiv acestui proiect. Nu repartiza arbitrar bani doar ca totalurile să fie egale.

Factura există în Documente, dar raportul spune că lipsește

Verifică legătura efectivă dintre document și cheltuială. Dacă documentul are doar proiectul selectat, dar nu este asociat tranzacției respective, indicatorul „cheltuieli cu document legat” poate rămâne scăzut.

Am nevoie de o situație legală pentru un grant european

Folosește raportul TidyOne pentru verificarea internă și colectarea documentelor. Acordul de finanțare stabilește perioadele, formularele, categoriile de cost eligibile, documentele și obligațiile oficiale. Pregătește depunerea cu persoana responsabilă și cu contabilul; nu încărca pur și simplu exportul TidyOne ca înlocuitor al formularelor cerute.

Întrebări frecvente

Unde găsesc raportul pe proiect în TidyOne?

În Asociație → Rapoarte, la Tip raport alege „Raport proiect / finanțator”, apoi proiectul, perioada și opțional fondul. Apasă „Actualizează raportul”.

Ce fac dacă asociația are un singur beneficiar?

În modul „o persoană”, beneficiarul principal este folosit implicit. Nu trebuie să cauți un selector suplimentar pentru a crea raportul proiectului.

Pot genera raport pentru întregul proiect, nu doar pentru anul curent?

Da, folosește Perioadă → Personalizată și introdu data de început a campaniei și data finală dorită. Raportul reflectă datele înregistrate în TidyOne în acel interval.

„Disponibil” este exact suma din contul bancar?

Nu neapărat. Este diferența calculată din tranzacțiile selectate pentru acel fond și interval. Verifică soldul inițial, operațiunile și extrasele bancare pentru suma efectivă din cont.

Pot genera un raport separat numai pentru terapii?

Da, dacă terapiile sunt urmărite printr-un proiect distinct sau printr-un fond corespunzător. Verifică dacă operațiunile relevante au fost asociate corect.

Este sigur să trimit raportul direct unui donator?

Trimite o variantă revizuită pentru publicul potrivit. Elimină informațiile personale și medicale care nu sunt necesare, verifică declarațiile despre rezultate și respectă eventualele cerințe din contract sau acord.

Ghiduri conexe

Pentru granturile UE: Comisia Europeană explică raportarea, verificările și păstrarea documentelor aferente acordurilor de grant. Aceste condiții nu sunt reguli uniforme pentru toate ONG-urile și nu înlocuiesc cerințele finanțatorului sau legislația națională.