În TidyOne poți pregăti un raport pentru orice lună, chiar dacă nu există un buton separat numit „Raport lunar”. Deschizi Asociație → Rapoarte, alegi Raport contabil, setezi Perioadă → Personalizată și introduci prima și ultima zi a lunii. După Actualizează raportul, verifici veniturile, cheltuielile, diferența dintre ele, proiectele și fondurile, donatorii și documentele fără legătură cu o cheltuială. Exporturile complete depind de planul ONG PRO; draftul AI trebuie revizuit înainte să fie distribuit.
De ce ai nevoie de un raport lunar dacă asociația ajută o singură persoană?
Când asociația este administrată de unul sau doi oameni, informația ajunge în multe locuri: donații din extrasul bancar, facturi din email, fotografii cu bonuri și cheltuieli pentru proiecte diferite. Poți ști câți bani ai primit într-o lună și totuși să nu poți explica rapid ce sumă a mers către recuperare, ce document lipsește și de ce soldul din aplicație diferă de cel din bancă.
Raportul lunar este un instrument intern de verificare și comunicare. El poate ajuta la discuția cu contabilul, la urmărirea proiectelor sau la pregătirea unui rezumat pentru echipă. Nu este automat o situație financiară legală, nu închide contabil luna și nu certifică utilizarea fondurilor.
Ce vei avea la final
Înainte să începi: verifică 4 lucruri
Intră în Asociație și verifică dacă este selectată organizația corectă. În modul „o singură persoană”, TidyOne folosește beneficiarul principal ca referință implicită; nu trebuie să selectezi manual aceeași persoană în formularul raportului. Ai nevoie însă de tranzacții corecte, proiecte și fonduri configurate atunci când vrei să urmărești destinații distincte.
Pregătește extrasul bancar al perioadei, facturile și dovezile pentru încasări. Stabilește dacă faci o verificare internă a operațiunilor din TidyOne sau un dosar pentru contabil. Dacă ai o factură emisă în august și plătită în septembrie, nu schimba data unei operațiuni doar ca raportul să semene cu extrasul bancar. Verifică împreună cu contabilul regulile relevante pentru tipul de evidență folosit.
Cum generezi raportul lunar, pas cu pas
Pasul 1 — Verifică donațiile, sponsorizările și cheltuielile
În Financiar, verifică toate înregistrările din luna dorită. Pentru venituri controlează suma, moneda, data și donatorul sau sponsorul asociat, dacă îl cunoști. Pentru cheltuieli verifică aceeași informație, categoria și proiectul sau fondul corespunzător. Dacă ai importat ori introdus manual o operațiune după analiza AI a unui document, verifică să nu fi creat o dublură.
Poți reveni la workflow-ul Donație → Proiect → Fond → Raport dacă nu este clar unde trebuie asociată o încasare. Nu crea un proiect nou pentru fiecare document: proiectul descrie nevoia pe care o urmărești, documentul descrie dovada operațiunii.
Pasul 2 — Rezolvă documentele neanalizate și dovezile lipsă
Deschide Documente. Verifică documentele neanalizate AI și propunerile care așteaptă confirmarea. Deschide fișierul original pentru a controla emitentul, data, numărul, totalul, moneda și asocierea cu proiectul. Într-un raport sunt vizibile și cheltuieli fără document legat; scopul este să le investighezi, nu să atașezi un fișier nepotrivit doar pentru a obține 100% acoperire.
Dacă pregătești documente pentru contabil, consultă separat Documente → Contabil → Închiderea lunii. Statusul „Trimise” este urmărit în Documente; nu presupune că un procent de documente analizate AI echivalează cu trimiterea lor.
Pasul 3 — Deschide Rapoarte și alege tipul potrivit
În navigația workspace-ului Asociație intră în Rapoarte. La Tip raport, alege Raport contabil dacă vrei o privire generală asupra lunii. Pentru o campanie anume folosește Raport proiect / finanțator. Opțiunea Raport anual ONG este denumită pentru raportarea anuală; nu o alege doar fiindcă vrei să afișezi o lună.
În ONG cu un singur beneficiar, câmpurile separate Beneficiar și Caz sunt ascunse intenționat. Rămân disponibile filtrele Proiect și Fond, astfel încât să poți vedea toată asociația sau doar o anumită nevoie.
Pasul 4 — Setează exact prima și ultima zi a lunii
La Perioadă selectează Personalizată. Completează De la și Până la, de exemplu 01.08.2026 – 31.08.2026. Nu lăsa „Anul curent” dacă vrei cifrele unei singure luni: presetul anual acoperă întregul an calendaristic.
Pentru prima verificare, lasă Toate proiectele și Toate fondurile. Apasă Actualizează raportul. După ce verifici imaginea generală, poți selecta un proiect sau un fond și actualiza din nou. Notează filtrele folosite înainte să compari două rapoarte; un raport filtrat pe proiect nu trebuie să aibă același total ca raportul întregii organizații.
Pasul 5 — Citește corect cele cinci cifre principale
Prima zonă afișează Venituri, Cheltuieli, Diferența dintre ele, Donatori / sponsori și Documente. În aplicația actuală, donatorii reprezintă contactele de tip donator sau sponsor asociate încasărilor din perioada selectată, nu totalul istoric al contactelor tale.
Diferența Venituri minus Cheltuieli se calculează din tranzacțiile TidyOne pentru intervalul ales. Nu o prezenta drept soldul bancar la sfârșitul lunii fără să adaugi soldul inițial și celelalte reconciliări necesare. Sumele în RON, EUR și CHF apar separat; TidyOne nu inventează o conversie valutară.
Pasul 6 — Verifică proiectele, fondurile și cheltuielile fără document
În secțiunile de detaliu compară Venituri pe categorii și Cheltuieli pe categorii. Dacă ai fonduri, verifică tabelul Intrări / Ieșiri / Disponibil pentru fiecare fond în moneda sa. „Disponibil” aici este calculat din mișcările filtrate, așa că un raport pe luna august nu reprezintă automat disponibilul cumulat de la începutul proiectului.
Când selectezi un proiect cu țintă financiară, apare progresul față de ținta sa. Textul afișează suma strânsă în perioada selectată; pentru progresul istoric folosește un interval mai larg și verifică înregistrările. În secțiunea documentelor verifică „Cheltuieli cu document legat”, „Documente analizate AI”, „Documente neanalizate” și lista cheltuielilor fără document. Un fișier încărcat, dar nelegat corect de cheltuială, poate să nu fie luat în calcul ca dovadă asociată.
Pasul 7 — Exportă numai după verificare
Dacă ai Asociație PRO și dreptul de export activ, poți folosi PDF / Tipărește, CSV tranzacții sau Pachet contabil ZIP. PDF-ul folosește funcția de tipărire a browserului; selectează „Salvează ca PDF”, dacă aceasta este disponibilă. CSV-ul conține tranzacțiile din selecția curentă.
ZIP-ul este un pachet operațional: include fișiere CSV, un rezumat JSON și documentele pe care le poate prelua din arhivă. Pentru stabilitate, arhiva browserului include maximum 250 de fișiere binare dintre cele selectate, deși toate documentele rămân listate în CSV. Verifică arhiva înainte de expediere. În FREE poți vedea raportul de bază, dar exporturile complete sunt restricționate.
Pasul 8 — Folosește draftul AI ca punct de plecare, nu drept raport semnat
După actualizarea datelor poți apăsa Generează draft AI. TidyOne trimite funcției de raportare intervalul și filtrele, iar backend-ul reconstruiește informația din baza de date autorizată. Citește draftul rezultat și verifică fiecare sumă, descriere de proiect, cifră privind donatorii și afirmație despre rezultate. Dacă o informație nu este documentată, formuleaz-o ca informație lipsă, nu ca realizare confirmată.
Exemplu ilustrativ: raportul lunii august pentru o singură persoană
O asociație fictivă urmărește două proiecte: Recuperare și Transport. Pentru august înregistrează următoarele operațiuni în RON; o donație în EUR este păstrată separat. Exemplul explică un calcul intern, nu o situație financiară contabilă ori o declarație de utilizare a fondurilor.
| Operațiune | Proiect | Valoare | Ce verifici |
|---|---|---|---|
| Donație | Recuperare | 2.500 RON | Încasare și eventuală destinație specificată |
| Sponsorizare | Transport | 1.000 RON | Contract și înregistrare |
| Factură terapie, plătită | Recuperare | 1.400 RON | Factură + dovada plății |
| Transport, plătit | Transport | 600 RON | Document legat la cheltuială |
| Donație separată | Recuperare | 100 EUR | Moneda se păstrează distinct |
Diferența lunii în RON este 3.500 − 2.000 = 1.500 RON. Cei 100 EUR rămân separat. Aceasta nu este automat suma din cont: dacă ai intrat în august cu un sold inițial sau ai alte operațiuni, trebuie analizate separat. Un fond poate avea și un sold din lunile anterioare, care nu apare integral când filtrezi doar august.
Checklist înainte să distribui raportul
Probleme frecvente la raportarea lunară
Raportul afișează date din tot anul, nu dintr-o lună
Schimbă Perioadă din „Anul curent” în „Personalizată”, introdu datele și apasă din nou Actualizează raportul. Simplul fapt că vezi două câmpuri de dată nu înseamnă că presetul a devenit automat lunar.
Am înregistrat o donație în EUR, dar raportul arată un alt total în RON
Nu aduna valute diferite. Verifică fiecare monedă separat și stabilește cu contabilul dacă este necesară conversia pentru o situație oficială.
Am legat factura, dar secțiunea spune că lipsește documentul
Verifică dacă există o legătură efectivă între document și tranzacția corectă, nu doar un nume de fișier asemănător sau o asociere de proiect.
Raportul lunar arată 0 la un fond, deși au rămas bani din lunile trecute
Tabelul fondurilor folosește mișcările din intervalul filtrat. Extinde perioada sau compară separat soldurile de început și final; nu prezenta un flux lunar drept total istoric disponibil.
Nu pot descărca PDF, CSV ori ZIP
Verifică dacă organizația are Asociație PRO și dacă ai generat raportul. Dacă problema persistă, verifică sesiunea și permisiunile contului. În planul FREE este disponibilă vizualizarea de bază, nu exportul complet.
Întrebări frecvente
Există un buton „Raport lunar” în TidyOne?
Nu ca tip separat în versiunea descrisă aici. Alege „Raport contabil” și setează intervalul personalizat al lunii. Pentru o singură campanie selectează în plus proiectul sau fondul relevant.
De ce sunt ascunse câmpurile Beneficiar și Caz?
În ONG cu un singur beneficiar, aplicația folosește persoana principală ca referință implicită. Acele câmpuri sunt destinate modului cu mai mulți beneficiari.
Pot vedea numai un proiect în raportul lunar?
Da. Selectează proiectul și eventual fondul, apoi apasă „Actualizează raportul”. Compară-l cu raportul întregii organizații numai după ce verifici filtrele.
Numărul de donatori include toate contactele?
Nu. Este calculat din donatorii și sponsorii asociați încasărilor perioadei selectate. Încasările fără contact asociat pot exista în totalul veniturilor fără să mărească această cifră.
Raportul îmi arată suma reală din cont?
Nu automat. El sintetizează operațiunile din TidyOne în intervalul și filtrele selectate. Pentru soldul bancar ai nevoie de extras, sold inițial și reconciliere.
Raportul AI poate fi trimis direct unui finanțator?
Tratează-l ca draft. Controlează cifrele, destinația fondurilor, descrierile și cerințele finanțatorului înainte de a-l distribui. Pentru granturi UE, contractul de finanțare poate cere formulare și dovezi specifice.
Ce ghiduri te ajută în continuare
Începe cu intervalul exact și toate proiectele. După verificare, repetă raportul pentru un proiect și compară rezultatele.
Notă pentru granturile UE: Comisia Europeană explică obligațiile de raportare și păstrare a evidențelor în proiectele finanțate prin granturi. Aceste obligații nu sunt identice pentru toate ONG-urile; verifică acordul de grant, legislația aplicabilă și indicațiile contabilului.
Ce parte din rapoartele lunare ai vrea să explicăm mai detaliat?
Înapoi la Ajutor & Ghiduri