Înainte să trimiți un raport ONG, verifică datele pe care se bazează: fiecare cheltuială importantă trebuie comparată cu documentul ei, tranzacțiile trebuie încadrate în perioada potrivită, iar donațiile destinate unui proiect sau fond trebuie asociate corect. În TidyOne, începe din Asociație → Rapoarte, alege intervalul și consultă zona Documente justificative. Apoi mergi în Documente, Financiar și Proiecte & Fonduri pentru a corecta datele la sursă. Actualizează raportul abia după aceea.
De ce un raport poate părea complet, deși încă lipsesc date
O asociație care sprijină un singur copil sau adult poate primi donații în mai multe monede, facturi de la furnizori diferiți și documente medicale, iar unele cheltuieli pot fi plătite săptămâni după emiterea facturii. Dacă informațiile sunt salvate separat, un raport poate arăta corect matematic, dar să nu explice destinația banilor sau să nu aibă dovezile necesare.
În TidyOne, existența unui PDF în arhivă nu înseamnă automat că acesta este legat de tranzacția pe care o justifică. Nici eticheta „analizat AI” nu garantează că toate câmpurile sunt corecte. Tocmai de aceea, verificarea se face în două etape: întâi observi posibilele lipsuri în raport, apoi verifici documentele și înregistrările originale.
Ce vei obține
Înainte să începi: stabilește ce raportezi
Alege organizația și perioada exactă
Intră în workspace-ul Asociație și deschide Rapoarte. Pentru o verificare anuală alege Raport anual ONG și Anul trecut sau Personalizată cu datele exacte. Pentru o singură lună, selectează Raport contabil și perioada personalizată. Apasă Actualizează raportul. Controlează întotdeauna câmpurile De la și Până la — presetul „Anul curent” include până la 31 decembrie, chiar dacă anul încă nu s-a încheiat.
În ONG o persoană, beneficiarul este deja configurat
Nu trebuie să alegi beneficiarul principal la fiecare raport. Dacă pregătești situația întregii asociații, lasă Toate proiectele și Toate fondurile. Un proiect sau fond selectat restrânge datele, chiar dacă tipul raportului este „Raport anual ONG”. Pentru o campanie anume folosește, separat, Raport proiect / finanțator.
Tutorial pas cu pas: cum verifici și corectezi datele
Pasul 1 — Deschide „Documente justificative” din raport
După actualizare, găsești secțiunea Documente justificative. TidyOne afișează câte cheltuieli au document legat, câte documente din selecție sunt analizate AI și câte rămân neanalizate. Sub indicatori apare lista Cheltuieli fără document legat, dacă există.
Acest ultim indicator compară tranzacțiile de tip cheltuială cu documentele care au o legătură explicită prin identificatorul tranzacției. Dacă factura este în Documente, dar legătura nu a fost salvată, cheltuiala poate apărea aici. Nu șterge factura și nu introduce încă o cheltuială doar ca să dispară avertizarea.
Pasul 2 — Verifică documentele neanalizate și propunerile AI
În Documente folosește filtrele Neanalizate AI și De clasificat, atunci când sunt afișate. Deschide fiecare fotografie sau PDF relevant, verifică dacă este complet și lizibil, apoi folosește Analizează AI. În ecranul de review verifică emitentul, numărul, data, totalul, moneda, categoria și proiectul; corectează orice câmp neclar înainte de confirmare.
Un contract, un document medical sau o dovadă administrativă nu are neapărat nevoie de analiză financiară. Scopul este să verifici documentele relevante pentru raport, nu să forțezi AI asupra întregii arhive.
Pasul 3 — Găsește documentul care există, dar nu este legat
Compară cheltuielile semnalate în raport cu arhiva Documente. Pentru o cheltuială concretă, caută factura după furnizor, dată, număr sau sumă; apoi verifică în detaliile documentului și ale tranzacției dacă asocierea este corectă. Dacă aplicația sau configurația ta nu oferă editarea unei anumite legături în ecranul curent, nu crea o înregistrare duplicată: notează neconcordanța și folosește modalitatea de corectare disponibilă sau pregătește clarificarea pentru contabil.
Pasul 4 — Controlează dublurile înainte să modifici sumele
În Financiar compară tranzacțiile cu documentele confirmate și cu extrasul bancar. O factură poate fi încărcată și analizată cu AI, iar plata poate fi introdusă și manual. Dacă ambele au creat cheltuieli, totalul raportului ar putea fi dublat. Verifică mai întâi data, suma, furnizorul, moneda și documentul sursă. Decide împreună cu contabilul cum trebuie tratate facturile emise, dar neachitate.
Pasul 5 — Verifică proiectele și fondurile
Deschide Proiecte & Fonduri și verifică dacă donațiile și cheltuielile care au o destinație concretă sunt asociate proiectului corect: de exemplu, Intervenție, Terapii sau Transport. O donație destinată unui scop nu trebuie mutată arbitrar la alt proiect doar ca să se potrivească totalurile. Dacă nu cunoști destinația unei tranzacții, las-o pentru clarificare, nu ghici.
În pagina Rapoarte, tabelul Fonduri calculează intrările și ieșirile din perioada selectată. „Disponibil” din acel tabel este diferența intrări minus ieșiri pentru acea selecție, nu neapărat soldul istoric sau soldul real al contului bancar.
Pasul 6 — Verifică donațiile fără contact și monedele
Compară veniturile din Financiar cu extrasul bancar, ordinele de plată și istoricul donațiilor. Tabelul Donatori și sponsori din raport include doar tranzacțiile cu un contact asociat și clasificat drept donator sau sponsor; absența unei donații din acest tabel nu înseamnă că venitul lipsește automat din total. Verifică-l în veniturile raportului înainte să modifici ceva.
Păstrează separat RON, EUR, CHF și alte monede. TidyOne nu introduce automat un curs de schimb; pentru conversii și prezentări contabile folosește criteriile cerute de contabil sau finanțator.
Pasul 7 — Verifică documentele trimise contabilului
În Documente selectează Netrimise și revizuiește fișierele care trebuie transmise. Poți descărca ori partaja documentele; marchează-le Trimise numai după ce le-ai expediat efectiv și păstrează dovada transmiterii, dacă este necesară. „Trimis” nu garantează că emailul a fost primit sau că documentul a fost acceptat de contabil.
Pasul 8 — Actualizează raportul și compară din nou
Revino la Rapoarte, păstrează aceiași parametri și apasă din nou Actualizează raportul. Controlează indicatorii Venituri, Cheltuieli, Sold, Documente în perioadă, secțiunea Documente justificative și mișcările pe fonduri. Dacă un indicator rămâne neclar, notează exact tranzacția, documentul sau perioada la care se referă.
Ce poate face AI-ul și ce verifici tu
În Documente, AI poate extrage și propune date dintr-un PDF sau o fotografie. În Rapoarte, Generează draft AI poate construi un rezumat narativ din datele structurate ale selecției. Nu confunda aceste două funcții: un text cursiv generat pentru raport nu rezolvă lipsa unui document și nu confirmă o cheltuială.
Poți întreba AI Coach despre un document relevant, inclusiv solicitând consultarea fișierului atunci când căutarea îl găsește. Verifică totuși răspunsul în documentul original, mai ales pentru nume, sume, scadențe și informații sensibile. Nu include automat diagnostice sau date medicale în rapoarte publice.
Exemplu practic: patru probleme descoperite într-o lună
Exemplu fictiv: asociația „Sprijin pentru Ana” pregătește raportul de august pentru proiectele Terapii și Transport.
| Constatare | Ce verifici | Acțiune |
|---|---|---|
| Factură de 720 RON, dar cheltuiala apare fără document | Documentul există în arhivă; verifică asocierea cu tranzacția. | Corectează legătura, fără a înregistra o a doua plată. |
| Două cheltuieli identice de 250 RON | Compară datele, furnizorul, documentul și extrasul. | Clarifică duplicatul și corectează înregistrarea originală. |
| Donație de 150 EUR destinată Terapiilor | Verifică proiectul, fondul și valuta. | Păstrează EUR separat de RON și respectă destinația. |
| Document PDF neanalizat | Este factura lizibilă și relevantă pentru cheltuială? | Analizează și confirmă manual dacă este cazul. |
După corectarea înregistrărilor, raportul trebuie regenerat cu aceeași perioadă și aceleași filtre. Dacă o cheltuială rămâne semnalată, revizuiește legătura document–tranzacție; simpla analiză AI a fișierului nu elimină automat avertizarea.
Checklist de control înainte de trimiterea raportului
Probleme frecvente și explicații
Am factura în Documente, dar apare „cheltuială fără document legat”
Indicatorul verifică legătura dintre tranzacție și document, nu numai existența unui fișier în arhivă. Compară înregistrările înainte să adaugi alt document sau altă cheltuială.
Raportul arată zero donatori, dar există donații
Tabelul donatorilor folosește tranzacțiile care au un contact asociat ca donator/sponsor. Verifică mai întâi totalul veniturilor și apoi contactele din tranzacții; nu modifica suma doar pentru a popula tabelul.
Raportul indică documente neanalizate, dar sunt acte ale asociației
Nu orice document are nevoie de procesare AI. Verifică dacă documentele financiare relevante sunt corect extrase și dacă restul fișierelor sunt clasificate și păstrate corespunzător.
Disponibilul pe fond nu corespunde contului bancar
Fondul reflectă tranzacțiile și intervalul selectate în TidyOne. Contul bancar are propriul sold, care poate include solduri inițiale, transferuri, operațiuni neînregistrate și alte diferențe. Reconcilierea se face separat.
Exportul ZIP nu conține toate PDF-urile
Pachetul contabil ZIP disponibil în planul cu export complet poate include până la 250 de documente într-un singur pachet. Verifică lista CSV și completează separat fișierele care nu au intrat sau nu au putut fi descărcate.
Întrebări frecvente
Trebuie să rezolv absolut toate avertismentele înainte de orice raport?
Nu toate documentele necesită AI, iar unele diferențe pot avea o explicație legitimă. Dar orice sumă sau asociere importantă pentru raport trebuie verificată, iar problemele nerezolvate trebuie prezentate clar persoanei care validează raportul.
Pot folosi același checklist pentru raportul lunar, pe proiect și anual?
Da, dar păstrează intervalul și filtrele potrivite fiecăruia. Pentru raportul întregii organizații lasă Toate proiectele și Toate fondurile; pentru un proiect verifică explicit selecția lui.
„Analizat AI” înseamnă „confirmat de contabil”?
Nu. Analiza AI este o propunere de extragere sau clasificare. Confirmarea utilizatorului și verificarea contabilă sunt etape diferite.
Se pot aduna automat donații în EUR cu cele în RON?
Nu. TidyOne le păstrează separat pe monede și nu aplică automat un curs de schimb. Pentru prezentări consolidate folosește regulile adecvate și consultă contabilul.
Acest checklist îndeplinește automat cerințele pentru granturile UE?
Nu. Acordul de grant poate cere alte dovezi, termene și formulare. Folosește TidyOne pentru organizare și urmează cerințele concrete din contract și normele aplicabile.
Continuă cu ghidurile TidyOne
Verifică întâi documentele și tranzacțiile, apoi actualizează raportul din workspace-ul Asociație. Păstrează separat notele și dovezile pentru contabil ori finanțator.
Deschide Rapoarte în TidyOne →Referință pentru granturi europene: Comisia Europeană — raportare, controale și evidența documentelor justificative. Regulile unui grant nu se aplică automat tuturor ONG-urilor și nu înlocuiesc obligațiile naționale.
Folosește checklistul la sfârșit de lună, înainte de raportarea proiectului și la închiderea anului.
Înapoi la Ajutor & Ghiduri