Pentru un ONG care sprijină o singură persoană, o donație este utilă în rapoarte doar dacă îi poți urmări destinația. În TidyOne creezi un proiect pentru o nevoie concretă, opțional un fond pentru bani cu destinație specifică, înregistrezi donația în Financiar și alegi proiectul/fondul potrivit. Pe măsură ce apar cheltuieli, le asociezi corect și apoi verifici în Rapoarte ce s-a strâns, ce s-a cheltuit și ce rămâne în evidența aplicației.
De ce ai nevoie de acest workflow?
Într-o asociație construită pentru un copil sau adult, în aceeași lună pot intra donații pentru intervenții, terapii, transport sau alte nevoi. Dacă veniturile, plățile și facturile stau separat, întrebarea „Câți bani mai avem pentru operație?” poate necesita căutări în extrase, mesaje, documente și foi de calcul. Acest workflow leagă fiecare mișcare financiară de scopul ei.
Nu este o procedură contabilă obligatorie, ci o rutină de organizare. Mai ales când un donator sau un finanțator precizează destinația banilor, înregistrează acea destinație fără să o schimbi din comoditate. Pentru granturile UE, Comisia Europeană subliniază importanța evidențelor și documentelor justificative; regulile exacte vin însă din acordul de finanțare aplicabil.
Ce trebuie să fie gata la final
Înainte să începi: proiect, fond sau ambele?
Proiectul spune ce urmărește asociația: „Operație 2027”, „Terapii lunare” sau „Transport și cazare”. Fondul poate separa o parte a banilor din proiect, de exemplu „Investigații preoperatorii” sau „Transport la clinică”. În TidyOne există și fonduri generale, fără proiect.
Începe simplu: un singur proiect este suficient dacă urmărești o singură nevoie. Creează fonduri doar când ai un motiv real să vezi distinct intrările și ieșirile. Marcajul „restricționat” din aplicație te ajută să organizezi evidența; nu stabilește singur statutul juridic al banilor.
Donație → Proiect → Fond → Raport, pas cu pas
Pasul 1 — Verifică beneficiarul principal
Deschide workspace-ul Asociație. Dacă organizația sprijină o singură persoană, selectează acest mod la configurare sau în Setări și completează beneficiarul principal. În modul single, TidyOne îl folosește implicit la documente și tranzacții, pentru a evita alegerea repetitivă a aceleiași persoane.
Pasul 2 — Creează proiectul pentru care strângi bani
Mergi la Proiecte & Fonduri → Proiect nou. Scrie un nume care răspunde clar la „pentru ce strângem?”. Alege moneda, introdu ținta financiară dacă ai una și, opțional, data de început, termenul, descrierea și notițele interne. Apasă Salvează proiectul.
Exemplu: Operație 2027, țintă 50.000 EUR. Pentru o altă nevoie recurentă, Terapii 2027 poate fi un proiect separat, astfel încât să nu amesteci destinațiile.
Pasul 3 — Creează un fond dacă banii au o destinație mai specifică
Tot în Proiecte & Fonduri, apasă Fond nou. Completează Nume fond, selectează Proiectul, apoi tipul: Restricționat sau General / nerestricționat. Alege moneda, eventual ținta și explică pe scurt scopul fondului. Salvează.
Exemplu: în proiectul Operație 2027, creezi fondul Investigații preoperatorii. Dacă o sponsorizare este acordată contractual numai pentru investigații, păstrează acea destinație în evidență și respectă documentele semnate. Dacă primești o donație generală, nu o marca automat drept restricționată.
Pasul 4 — Înregistrează donația în Financiar
Deschide Financiar → + Venit / donație. Introdu suma, moneda și data efectivă. Completează denumirea tranzacției și selectează donatorul sau sponsorul dacă există în Contacte. Alege Proiectul și apoi Fondul corespunzător, dacă folosești fonduri. Adaugă o notă scurtă și, când ai o dovadă, atașeaz-o.
Dacă donatorul nu există încă, fluxul Financiar permite și crearea rapidă a unui contact. Folosește numele și detaliile permise de politica organizației; nu publica informațiile personale ale donatorilor în rapoartele publice fără temei adecvat.
Pasul 5 — Înregistrează cheltuielile când apar
Când plătești o investigație, un transport sau un echipament, înregistrează cheltuiala în Financiar, cu aceeași monedă reală a plății. Alege proiectul și fondul potrivit. Poți atașa documentul justificativ la tranzacție sau îl poți încărca în Documente; când îl analizezi cu AI, verifică furnizorul, data, suma, categoria și propunerea de proiect/fond înainte de confirmare.
Documentele și tranzacțiile sunt două lucruri diferite: o factură încărcată nu trebuie tratată automat ca dovada unei plăți efectuate. Verifică dacă în evidență există cheltuiala, dacă documentul e corect și dacă nu ai înregistrat-o de două ori.
Pasul 6 — Deschide Raportul de proiect
Mergi la Rapoarte. La Tip raport, alege Raport proiect / finanțator. Selectează perioada și proiectul; dacă urmărești un fond specific, folosește și filtrul Fond. Apasă Actualizează raportul. Examinează veniturile, cheltuielile, fondurile, ținta proiectului și eventualele avertismente privind calitatea datelor.
Dacă dorești text explicativ, poți folosi Generează draft AI, dar numai după verificarea cifrelor. Draftul AI este un punct de plecare: citește-l, completează informațiile necesare și nu îl trimite automat ca raport oficial.
Pasul 7 — Pregătește un rezumat potrivit destinatarului
Pentru echipa internă, urmărești ce mai trebuie plătit. Pentru un donator, comunici doar informațiile pe care ai dreptul și motivele să le distribui. Pentru contabil, folosește CSV tranzacții, Pachet contabil ZIP și documentele justificative relevante, după cum solicită contabilul. Pentru un finanțator, verifică termenii contractului și modelul de raportare cerut de acesta.
Exemplu complet: campanie pentru o intervenție
Asociația creează proiectul Operație 2027 și fondul Investigații preoperatorii, ambele în EUR. Înregistrează trei venituri și două cheltuieli, toate asociate proiectului și, în acest exemplu, fondului:
| Operațiune | Tip | Sumă | Ce verifici |
|---|---|---|---|
| Donație 1 | Venit | 500 EUR | Contact și destinație |
| Donație 2 | Venit | 700 EUR | Data, proiectul și fondul |
| Sponsorizare | Venit | 1.300 EUR | Contractul, dacă există |
| Investigații | Cheltuială | 450 EUR | Factură și plată |
| Transport | Cheltuială | 350 EUR | Document și eligibilitate în fond |
Atenție la destinație: dacă fondul „Investigații preoperatorii” nu permite transportul, nu îl aloca acolo doar ca să apară un singur sold. Mută cheltuiala în proiectul/fondul corect conform documentelor aplicabile. Exemplul aritmetic presupune că toate operațiunile afișate sunt eligibile pentru fondul ales.
Checklist înainte să distribui raportul
Cum te poate ajuta AI Coach în acest flux
După ce ai introdus datele, poți pune întrebări despre proiect și documente: „Care sunt veniturile și cheltuielile pentru Operație 2027?”, „Ce documente sunt încă neanalizate?” sau „Caută factura de la furnizorul X și spune-mi totalul”. Pentru întrebări despre textul unui PDF, AI Coach poate consulta documente relevante în limitele suportate. Nu presupune că a citit toate fișierele organizației; verifică ce documente indică drept consultate.
Patru greșeli care pot schimba rezultatul
Înregistrezi aceeași donație de două ori
O introduci manual, apoi o reiei din extras sau dintr-o fotografie. Verifică data, suma, referința plății și contactul înainte de confirmare.
Alegi fondul greșit
Un fond restricționat nu este o etichetă decorativă. Verifică destinația declarată de donator sau finanțator și cheltuielile permise înainte de asociere.
Confunzi factura cu plata
Factura dovedește emiterea unui document, nu automat că banii au părăsit contul. Verifică tranzacția și dovada plății unde este necesară.
Consideri cifra „disponibil” drept sold bancar
Un raport poate omite operațiuni netrecute încă în TidyOne. Compară rezultatele cu extrasele și cu regulile de folosire a fondurilor înainte de a anunța suma disponibilă.
Întrebări frecvente
Trebuie să creez un fond pentru fiecare donație?
Nu. Proiectul poate fi suficient când urmărești o singură nevoie. Folosește fonduri dacă trebuie să separi destinații, restricții sau ținte diferite.
Pot primi donații în EUR și RON pentru același proiect?
Da, poți înregistra tranzacții cu moneda lor reală. Nu le aduna automat într-o singură sumă fără o conversie documentată. Ținta proiectului este urmărită în moneda proiectului.
Donațiile generale trebuie atribuite proiectului Operație?
Nu automat. O donație generală poate rămâne în evidența generală dacă aceasta este destinația ei reală. Aplică alocarea permisă de regulile organizației și de condițiile donatorului.
Pot folosi raportul TidyOne pentru un sponsor?
Îl poți folosi ca bază, dacă datele sunt verificate și conținutul corespunde acordului. Unele sponsorizări sau granturi solicită formate, perioade și dovezi suplimentare.
Raportul TidyOne înlocuiește situațiile contabile obligatorii?
Nu. Este un instrument de organizare și pregătire. Contabilitatea și obligațiile oficiale depind de țară, forma juridică și acordurile semnate.
Continuă cu aceste ghiduri
Începe cu un singur proiect real. Adaugă donațiile și cheltuielile deja confirmate și deschide Raportul de proiect după ce verifici documentele.
Notă privind raportarea: exemplele sunt ilustrative. Pentru proiectele finanțate prin granturi UE, verifică și îndrumările Comisiei Europene privind documentele și raportarea, alături de acordul tău de finanțare.
Spune-ne ce lipsește, ca să-l îmbunătățim.
Ajutor & Ghiduri