Într-un ONG cu mai mulți beneficiari, un raport poate avea totaluri corecte și totuși să explice greșit cui aparține o sumă. Înainte de export, verifică perioada, beneficiarul/cazul, proiectul, fondul, alocările tranzacțiilor comune și documentele justificative. TidyOne te ajută să vezi legăturile și lipsurile tehnice, dar nu dedupează automat toate înregistrările și nu certifică documentele contabil sau juridic.
De ce verificarea este diferită într-un ONG multi-beneficiar
O donație sau o cheltuială poate exista o singură dată la nivelul organizației și, în același timp, să fie împărțită între două sau mai multe persoane. TidyOne păstrează tranzacția originală și folosește alocări explicite pentru raportarea pe beneficiar/caz. Din acest motiv, totalul organizației nu trebuie reconstruit prin simpla adunare a rapoartelor individuale.
În plus, un proiect poate sprijini mai mulți beneficiari, un fond poate avea destinație specifică, iar un document poate exista în arhivă fără să fie legat tehnic de cheltuiala pe care o justifică. Checklistul de mai jos urmărește aceste legături înainte de export.
1. Blochează perioada și scope-ul înainte să corectezi ceva
Deschide Rapoarte și alege tipul potrivit: Raport anual ONG, Raport proiect / finanțator, Raport contabil sau Raport beneficiar / caz. Apoi verifică exact perioada și filtrele Beneficiar, Caz, Proiect și Fond.
Pentru totalul întregii organizații, lasă filtrele pe opțiunile generale. Pentru o persoană sau un caz, selectează scope-ul respectiv. Dacă schimbi filtrele în timp ce investighezi, notează selecția inițială ca să poți genera din nou același raport după corecții.
2. Verifică tranzacțiile comune și alocările
Când raportul este filtrat pe beneficiar sau caz și nu este selectat un proiect, TidyOne aplică alocările explicite din tranzacțiile comune. Suma raportată poate fi astfel mai mică decât suma originală a tranzacției. Exportul CSV marchează dacă o alocare a fost aplicată și păstrează și suma originală.
Dacă o tranzacție are alocări, dar niciuna nu corespunde beneficiarului/cazului selectat, tranzacția nu intră în acel raport. Dacă nu are alocări, poate intra doar prin legătură directă sau printr-un proiect care aparține fără ambiguitate scope-ului. TidyOne nu distribuie automat între beneficiari o tranzacție comună doar pentru că proiectul îi include pe toți.
3. Caută tranzacții fără context suficient
Generatorul AI de rapoarte calculează intern, pentru modul multi, numărul tranzacțiilor care nu au beneficiar, caz, proiect sau alocare. Acest semnal poate fi folosit în draftul AI, dar interfața raportului nu afișează în prezent o listă completă, tranzacție cu tranzacție, pentru această categorie.
De aceea, verificarea trebuie făcută în Financiar: caută intrările care ar trebui să aparțină unei persoane, unui caz sau unui proiect și completează doar relațiile reale. Unele costuri generale pot rămâne legitim fără beneficiar. Nu atribui o cheltuială administrativă unei persoane doar pentru a elimina o lipsă.
4. Verifică documentele justificative — legătură, nu doar existență
În raport, secțiunea Documente justificative compară cheltuielile cu documentele care au un transaction_id legat. Vezi câte cheltuieli au document, câte documente sunt analizate AI și câte sunt neanalizate. Lista Cheltuieli fără document legat afișează cel mult primele 100 de intrări și arată dacă există mai multe.
Un PDF aflat în Documente nu rezolvă automat avertizarea dacă nu este legat de tranzacția corectă. La fel, „Analizat AI” înseamnă procesat/extras de AI, nu aprobat contabil. Verifică emitentul, numărul, data, moneda, suma și relația cu tranzacția originală.
5. Verifică manual posibilele dubluri
TidyOne nu oferă în această versiune un motor general care să identifice și să elimine automat toate dublurile financiare. Compară intrările cu aceeași sumă, dată, furnizor și document. O plată repetată poate fi reală; o dublură poate proveni din introducere manuală plus confirmarea unui document cu impact financiar.
Nu șterge automat una dintre două intrări doar pentru că sumele coincid. Compară dovada bancară, documentul și legătura către proiect/fond/beneficiar înainte de corecție.
6. Verifică proiectele, beneficiarii și cazurile asociate
În modul multi, proiectele pot fi legate de unul sau mai mulți beneficiari și, opțional, de cazuri. Verifică proiectele comune înainte să interpretezi un raport individual. Dacă selectezi un proiect în raport, tranzacțiile proiectului sunt păstrate la valoarea lor originală; selecția de proiect nu înseamnă automat „partea” unui beneficiar.
Proiectele arhivate nu apar în selectorul normal al raportului, dar tranzacțiile lor din perioada selectată pot rămâne în totalul organizației atunci când raportul nu este filtrat pe proiect. Pentru investigație, folosește înregistrările sursă.
7. Verifică fondurile fără să le confunzi cu banca
Tabelul de fonduri calculează intrările, ieșirile și diferența pentru perioada raportului, în moneda fondului. Această diferență nu este automat sold bancar și nu dovedește eligibilitatea unei cheltuieli. Pentru un fond restricționat, verifică destinația în documentele sau acordurile reale.
Dacă raportul pare diferit față de Proiecte & Fonduri, verifică perioada: raportul arată mișcările din intervalul selectat, în timp ce alte ecrane pot reflecta o vedere cumulativă diferită.
8. Păstrează monedele separate
TidyOne grupează sumele pe monedă și nu aplică automat curs valutar. 10.000 RON și 2.000 EUR nu sunt transformate într-un singur total. Verifică fiecare monedă separat și compară cu sursele externe corespunzătoare.
Dacă un fond este configurat în RON, iar o tranzacție a fost introdusă accidental în EUR, raportul nu „repară” moneda prin conversie. Corectează datele doar dacă înregistrarea inițială este greșită.
9. Verifică donatorii și sponsorii înainte să interpretezi tabelul
Tabelul Donatori și sponsori include veniturile care au un contact legat, iar contactul este de tip donator sau sponsor. Sunt afișate primele 20 de combinații contact/monedă. O donație fără contact asociat poate exista în totalul veniturilor și totuși să nu apară în acest tabel.
Folosește tabelul ca indicator de relaționare a datelor, nu ca registru complet al tuturor încasărilor. Pentru reconciliere, verifică tranzacțiile și sursele externe relevante.
10. Actualizează exact același raport după corecții
După ce ai corectat datele la sursă, revino în Rapoarte, păstrează aceeași perioadă și aceleași filtre și apasă Actualizează raportul. Compară din nou venituri, cheltuieli, solduri pe monedă, documente justificative, fonduri și, unde este cazul, raportul beneficiar/caz.
Dacă rămâne o diferență, notează tranzacția, documentul și scope-ul exact. Nu încerca să „faci cifrele să iasă” prin mutarea unei sume la alt beneficiar fără o bază reală.
Exemplu practic: o verificare înainte de raport anual
Exemplu fictiv: un ONG are trei beneficiari, un proiect comun de transport și două proiecte individuale. Înainte de raportul anual apar următoarele situații:
| Observație | Ce verifici | Acțiune corectă |
|---|---|---|
| Cheltuială transport 900 RON pentru doi beneficiari | Există o singură tranzacție și alocări 500/400? | Corectezi alocările, nu dublezi plata. |
| Factura există, raportul o arată fără document | Documentul are legătură cu tranzacția? | Corectezi legătura, nu reînregistrezi cheltuiala. |
| Donație EUR apare în venituri, nu în tabelul donatorilor | Există contact asociat și tip donator/sponsor? | Completezi contactul doar dacă informația este reală. |
| Cost administrativ fără beneficiar | Este cu adevărat general? | Îl lași general dacă nu aparține unei persoane. |
| Proiect arhivat lipsește din dropdown | Tranzacțiile lui sunt în perioada anuală? | Le verifici în sursă; nu presupui că au dispărut din total. |
Checklist final înainte de export sau trimitere
Ce poate și ce nu poate face AI aici
Generează draft AI reconstruiește contextul raportului din datele organizației și, în modul multi, primește reguli explicite să nu transfere sume sau fapte între beneficiari/cazuri. Poate semnala lipsuri de organizare și poate redacta un rezumat, dar nu decide dacă o cheltuială este eligibilă și nu validează contabil documentele.
Datele medicale sensibile nu sunt incluse automat în contextul acestui raport. Totuși, înainte de a distribui un draft, verifică dacă textul este potrivit pentru publicul respectiv și dacă fiecare afirmație este susținută de datele reale.
Întrebări frecvente
TidyOne găsește automat toate tranzacțiile nelegate?
Backend-ul raportului calculează un indicator pentru tranzacții fără beneficiar, caz, proiect sau alocare în modul multi, dar interfața nu oferă momentan o listă completă dedicată pentru fiecare astfel de tranzacție. Verificarea finală se face în Financiar și rapoartele filtrate.
Un document analizat AI este considerat justificativ valid?
Nu. „Analizat AI” este un status de procesare. Valabilitatea, corectitudinea și relevanța documentului trebuie verificate separat.
Pot aduna două rapoarte de beneficiar ca să obțin raportul proiectului?
Nu ca regulă generală. Tranzacțiile comune, costurile generale și regulile de alocare pot face ca suma să fie diferită. Folosește raportul proiectului pentru totalul proiectului.
De ce suma unui beneficiar este mai mică decât tranzacția originală?
Pentru că raportul beneficiar/caz poate aplica alocarea explicită. Exportul CSV păstrează și suma originală și indică faptul că a fost aplicată o alocare.
Raportul poate fi trimis direct contabilului sau finanțatorului?
Poți exporta datele disponibile conform planului, dar verifică fișierele și cerințele destinatarului. TidyOne nu certifică raportul ca depunere oficială.
Continuă cu ghidurile relevante
Alocările, documentele și proiectele trebuie să explice aceeași tranzacție, nu să creeze copii noi ale banilor.
Deschide RapoarteAcest tutorial descrie funcțiile existente în pachetul TidyOne V13.5.29, inspectat la 24 septembrie 2026. Nu au fost presupuse funcții de deduplicare automată, audit, validare contabilă sau depunere oficială.