În TidyOne, un fond este un context financiar pe care îl poți lega de un proiect și de tranzacții. Poate fi marcat Restricționat sau General / nerestricționat, are o monedă, un scop și opțional o țintă. Când înregistrezi o donație sau o cheltuială, selectezi fondul pentru ca rapoartele să poată calcula intrările, ieșirile și diferența. Important: eticheta „Restricționat” și textul din câmpul „Scop” nu blochează automat o cheltuială neeligibilă. TidyOne urmărește ce ai înregistrat; organizația trebuie să verifice contractele, intenția donatorului, regulile finanțatorului, documentele și contabilitatea.
Ce este un fond restricționat în TidyOne
Un proiect răspunde la întrebarea „ce activitate sau campanie urmărim?”, iar fondul răspunde la întrebarea „ce grup de bani vrem să urmărim separat?”. De exemplu, proiectul „Recuperare 2026” poate avea un fond general al proiectului și un fond separat „Terapie intensivă”, pentru bani pe care organizația dorește să îi urmărească distinct.
În Proiecte & Fonduri → Fond nou, formularul actual are câmpurile Nume fond, Proiect, Tip fond, Monedă, Status, Țintă și Scop. Tipul poate fi Restricționat sau General / nerestricționat. Dacă alegi un proiect, fondul este legat de acel proiect. Dacă nu alegi proiectul, fondul rămâne general la nivelul asociației.
Înainte să creezi fondul: decide proiectul, moneda și regula reală
Înainte de a apăsa Fond nou, notează de ce sunt banii restricționați. Restricția poate veni dintr-un contract, din destinația unei campanii, din condițiile unui grant sau dintr-o decizie internă. TidyOne nu poate deduce această regulă din numele fondului. Scrie un scop suficient de clar încât o altă persoană din echipă să poată înțelege ce trebuie verificat înainte de plată.
Alege și moneda corectă. În ecranul Proiecte & Fonduri, intrările și ieșirile unui fond sunt calculate în moneda setată pe acel fond. Codul actual nu convertește valutar și nu blochează o tranzacție într-o monedă diferită. Pentru o evidență ușor de verificat, folosește de regulă un fond separat pe monedă sau păstrează toate mișcările fondului în aceeași monedă.
Pasul 1 — Creează proiectul și fondul
Dacă banii sunt pentru o campanie sau activitate clară, creează mai întâi proiectul în Proiecte & Fonduri. În modul multi-beneficiar poți asocia unul sau mai mulți beneficiari și, pentru fiecare, un caz opțional. Apoi apasă Fond nou. Exemplu: proiect „Recuperare 2026”; fond „Terapie intensivă – Ana”; tip Restricționat; monedă RON; scop „Ședințe de terapie și evaluări prevăzute pentru cazul Terapii 2026”.
Poți completa și o țintă. În versiunea actuală, însă, lista de fonduri și tabelul de fonduri din raport nu afișează o bară de progres calculată din această țintă. Nu promite echipei că „Ținta fondului” va funcționa ca targetul unui proiect până când interfața nu o afișează explicit.
Pasul 2 — Înregistrează donația o singură dată și selectează fondul
Deschide Financiar → + Venit / donație. Completează denumirea, suma, moneda, categoria, data și, dacă există, contactul donatorului sau sponsorului. Alege proiectul și apoi fondul. Când proiectul este selectat, lista de fonduri păstrează fondurile generale și fondurile legate de acel proiect; un fond legat de alt proiect nu este oferit în acea combinație.
Există și o regulă utilă în salvare: dacă alegi un fond care este deja legat de un proiect și lași câmpul Proiect gol, TidyOne folosește proiectul fondului ca proiect efectiv al tranzacției. Totuși, pentru claritate operațională, este mai sigur ca utilizatorul să verifice vizibil atât proiectul, cât și fondul înainte de salvare.
Dacă donația sprijină mai mulți beneficiari, poți activa Împarte suma între mai mulți beneficiari. Alocările beneficiar/caz explică distribuția internă a aceleiași donații; fondul și proiectul rămân la nivelul tranzacției originale. Nu crea câte o donație completă pentru fiecare beneficiar dacă în bancă ai primit o singură sumă.
Pasul 3 — Înregistrează cheltuiala și păstrează documentul justificativ
Când folosești bani din fond, deschide Financiar → + Cheltuială. Alege proiectul, fondul, suma, moneda, categoria, data și contextul beneficiar/caz dacă este relevant. Poți atașa factura, chitanța, contractul sau PDF-ul/extrasul primit de la bancă. Fișierul este salvat și în Documente și rămâne legat de tranzacție prin transaction_id.
Pentru o cheltuială comună între mai mulți beneficiari, păstrează o singură tranzacție și folosește alocările. Fondul rămâne unul singur pentru tranzacția respectivă. Dacă aceeași factură conține costuri care provin legal din două fonduri diferite, modelul actual nu împarte o singură tranzacție pe mai multe fonduri. În acel caz, nu improviza dubluri doar pentru a forța raportul; stabilește cu contabilul cum trebuie reprezentată corect operațiunea și păstrează documentația de reconciliere.
Pasul 4 — Nu amesteca monedele fără o regulă explicită
Să presupunem că fondul este setat în RON, dar o donație de 300 EUR este asociată accidental aceluiași fond. Pagina Proiecte & Fonduri calculează intrările și ieșirile fondului folosind suma din moneda fondului; tranzacția în EUR nu este convertită în RON și nu intră în valoarea RON afișată pe acel rând. În raport, secțiunea financiară poate arăta monedele separat, dar tabelul fondului calculează rândul în moneda fondului.
De aceea, dacă organizația primește bani în mai multe monede, o structură mai clară este să creezi fonduri separate, de exemplu „Terapie – RON” și „Terapie – EUR”, sau să stabilești un proces de conversie extern și să înregistrezi tranzacțiile rezultate conform evidenței contabile reale. TidyOne nu efectuează conversia.
Ce înseamnă „Disponibil” și ce NU înseamnă
În Proiecte & Fonduri, rândul fondului calculează Intrări − Ieșiri pentru tranzacțiile atribuite acelui fond, în moneda fondului. Pagina încarcă tranzacțiile organizației fără un filtru de perioadă, deci acest număr este, în practică, diferența cumulată a înregistrărilor pe care TidyOne le-a încărcat pentru acel fond.
Acest „Disponibil” nu este automat soldul unui cont bancar. Poate diferi din cauza tranzacțiilor lipsă, înregistrărilor duplicate, comisioanelor bancare, conversiilor valutare, încasărilor nealocate sau altor operațiuni. Și, chiar dacă diferența aritmetică este pozitivă, asta nu înseamnă că fiecare leu poate fi folosit pentru orice cheltuială.
Pasul 5 — Verifică fondul în Rapoarte
În Rapoarte, poți alege proiectul și apoi fondul. Selectorul de fond include fondurile generale și fondurile compatibile cu proiectul selectat. După Actualizează raportul, tranzacțiile sunt filtrate după fund_id când ai ales un fond. Secțiunea Fonduri arată intrări, ieșiri și „Disponibil” pentru fondurile din raport.
Aici apare o diferență importantă față de pagina Proiecte & Fonduri: raportul lucrează numai cu perioada selectată. Prin urmare, „Disponibil” din tabelul fondului este netul mișcărilor din perioada raportată, nu neapărat soldul cumulativ al fondului de la început.
Exemplu complet: de ce perioada raportului poate afișa un disponibil negativ
Exemplul este fictiv. Fondul restricționat „Terapie intensivă – Ana” este în RON și aparține proiectului „Recuperare 2026”. În august, ONG-ul primește 8.000 RON și înregistrează donația pe fond. În septembrie plătește 2.500 RON pentru terapie, atașează factura și dovada plății și selectează același fond.
| Perioadă / ecran | Intrări | Ieșiri | Valoare afișată |
|---|---|---|---|
| Proiecte & Fonduri, după ambele tranzacții | 8.000 RON | 2.500 RON | Disponibil 5.500 RON |
| Raport doar pentru septembrie | 0 RON | 2.500 RON | Disponibil −2.500 RON |
| Raport august–septembrie | 8.000 RON | 2.500 RON | Disponibil 5.500 RON |
Un −2.500 RON în raportul lunii septembrie nu înseamnă automat că fondul a intrat „pe minus”. Înseamnă că, în intervalul selectat, ieșirile au fost mai mari decât intrările. Pentru o interpretare de sold, trebuie să incluzi perioada relevantă de la începutul fondului sau să reconciliezi cu evidența externă.
Fondul și proiectul: cum se propagă legătura
Un fond poate fi general sau poate avea project_id. Când tranzacția este salvată, TidyOne folosește proiectul ales în formular; dacă acel câmp este gol și fondul are un proiect, proiectul fondului devine proiectul efectiv al tranzacției. Această regulă ajută la menținerea raportării proiectului, dar nu trebuie folosită ca substitut pentru verificarea datelor.
Un fond general poate apărea în lista de fonduri chiar și când ai selectat un proiect. Asta este intenționat în logica actuală: un fond general al asociației poate fi folosit împreună cu un proiect. Dacă organizația are reguli interne care interzic acest lucru într-un anumit context, TidyOne nu le aplică automat.
Cum se combină fondurile cu beneficiarii și alocările
În modul cu mai mulți beneficiari, fondul nu înlocuiește beneficiarul sau cazul. Poți avea un proiect comun, un fond restricționat și o tranzacție împărțită între două persoane. transaction_allocations păstrează distribuția sumei pe beneficiar/caz, în timp ce fund_id rămâne pe tranzacția originală.
Pentru totalul fondului, tranzacția trebuie numărată o singură dată. Pentru partea unei persoane, folosește Raport beneficiar / caz. Reține limitarea deja documentată: pentru ca raportul beneficiar/caz să aplice suma alocată, lasă Proiect → Toate proiectele în versiunea actuală. Filtrul de fond poate fi folosit pentru a restrânge la fondul urmărit.
Închidere, arhivare și control intern
Fondul are status Activ, Închis sau Arhivat. În formularul financiar actual sunt încărcate fondurile care nu sunt arhivate, ceea ce înseamnă că un fond cu status Închis poate rămâne selectabil. Prin urmare, statusul „Închis” nu este în prezent un blocaj tehnic pentru tranzacții noi. Dacă vrei să previi folosirea accidentală, arhivarea este mai strictă în interfața curentă, dar trebuie făcută numai dacă se potrivește politicii organizației.
Înainte să închizi sau arhivezi un fond, verifică tranzacțiile, documentele, sumele pe monede, eventualele alocări pe beneficiari și soldurile externe. Păstrează și explicația pentru soldul rămas: reportare, returnare, realocare permisă sau alt tratament stabilit de regulile aplicabile.
Greșeli frecvente și cum le eviți
Checklist de reconciliere a unui fond restricționat
Întrebări frecvente
TidyOne împiedică o cheltuială care nu respectă scopul fondului?
Nu. Câmpul „Scop” și tipul „Restricționat” sunt stocate pentru organizare și raportare, dar formularul financiar nu face o verificare juridică sau contractuală a cheltuielii.
Dacă selectez fondul, trebuie să selectez și proiectul?
Dacă fondul este legat de un proiect și lași proiectul gol, salvarea folosește proiectul fondului. Totuși, verifică vizibil ambele câmpuri pentru a reduce erorile.
De ce raportul lunar arată fondul pe minus, dar pagina Fonduri arată bani disponibili?
Pentru că raportul calculează intrările și ieșirile numai în perioada aleasă. Pagina Proiecte & Fonduri nu aplică același filtru de perioadă.
Pot avea un fond în EUR într-un proiect în RON?
Da, datele pot fi stocate, dar TidyOne nu convertește automat. Urmărește monedele separat și nu combina valorile într-un singur total fără o metodă externă documentată.
Un fond închis mai poate fi folosit într-o tranzacție?
În interfața actuală, fondurile nearhivate sunt încărcate în formularul financiar, deci un fond „Închis” poate rămâne selectabil. Verifică manual statusul sau arhivează-l când procesul intern o permite.
Pot împărți o singură tranzacție între două fonduri?
Modelul actual al tranzacției are un singur fund_id. Pentru o operațiune care trebuie repartizată contabil între fonduri, stabilește reprezentarea corectă cu contabilul; nu crea dubluri fictive ale aceleiași plăți.
„Disponibil” îmi spune câți bani pot cheltui legal?
Nu. Este un calcul al tranzacțiilor înregistrate. Dreptul de utilizare a banilor depinde de documentele și regulile aplicabile.
Citește și
Păstrează moneda, proiectul, documentele și perioada clare. Folosește TidyOne pentru trasabilitate, iar extrasul, contabilitatea și documentele finanțării pentru validare.
Deschide Proiecte & FonduriAcest tutorial descrie comportamentul observabil în codul TidyOne din pachetul V13.5.27, analizat pentru V13.5.28 la 24 septembrie 2026. Runtime-ul aplicației nu este modificat de acest release editorial. Exemplele sunt fictive. Ghidul nu înlocuiește contabilitatea oficială, reconcilierea bancară, contractele de finanțare sau consultanța juridică/fiscală.