Într-un ONG cu mai mulți beneficiari, un document trebuie să răspundă la două întrebări diferite: ce reprezintă și în ce context aparține. În TidyOne, încarci PDF-ul sau fotografia în Documente, verifici propunerea AI, alegi beneficiarul, cazul, proiectul și fondul numai când acestea chiar se aplică, apoi folosești filtrele pentru a pregăti documentele care trebuie trimise contabilului. Statusul Trimis este o evidență internă; nu dovedește că destinatarul a primit sau a aprobat fișierul.
De ce arhiva trebuie organizată înainte de trimiterea la contabil
Într-un ONG care sprijină mai multe persoane, aceeași lună poate conține facturi de terapie, chitanțe de transport, contracte de sponsorizare, extrase, documente medicale și acte administrative. Dacă toate sunt păstrate într-un singur folder fără context, contabilul poate vedea documentul, dar echipa ONG-ului pierde rapid răspunsul la întrebări precum: pentru cine a fost cheltuiala, ce caz finanțează, din ce proiect provine și dacă fișierul a mai fost trimis.
TidyOne păstrează fișierul original în arhiva privată și adaugă metadate operaționale în jurul lui. Aceste metadate nu modifică factura sau contractul. Ele ajută la căutare, filtrare și raportare. Pentru documentele financiare, confirmarea AI poate crea și o tranzacție legată; pentru documentele fără impact financiar poți selecta Fără tranzacție financiară și păstra doar arhiva și contextul.
Beneficiar, caz, proiect și fond: când completezi fiecare câmp
| Câmp | Folosește-l când | Lasă-l gol când |
|---|---|---|
| Beneficiar | Documentul privește clar o singură persoană. | Documentul este general pentru ONG sau pentru un proiect cu mai multe persoane. |
| Caz | Documentul aparține unei nevoi concrete a beneficiarului: terapie, intervenție, echipament, transport etc. | Nu există un caz relevant sau documentul este administrativ. |
| Proiect | Documentul aparține unui program, unei campanii sau unei activități definite. | Este un document general al asociației. |
| Fond | Banii sunt urmăriți într-un fond specific sau restricționat legat de proiect. | Nu există un fond separat aplicabil. |
Un document are în prezent un singur beneficiary_contact_id, un singur case_id, un singur project_id și un singur fund_id. Pentru o factură comună care aparține mai multor persoane, nu forța un singur beneficiar doar pentru a completa câmpul. Păstrează documentul la nivelul tranzacției/proiectului comun și folosește alocările financiare pentru împărțirea sumei, conform tutorialului dedicat cheltuielilor comune.
Pasul 1 — Încarcă originalul în Documente
Deschide Documente. Zona de upload oferă două acțiuni: Alege fișier / PDF și Fă o poză / scanează. Poți încărca imagini și PDF-uri; fișierul intră mai întâi în arhivă, apoi poate fi analizat de AI. Pentru un document contabil, păstrează toate elementele lizibile: numărul, data, emitentul, beneficiarul real al serviciului, totalul și eventualele pagini anexă.
Dacă încarci mai multe fișiere odată, TidyOne le păstrează separat. Evită să încarci aceeași factură în format foto și PDF doar pentru că ai primit-o prin două canale. Două copii ale aceluiași document complică selecția pentru contabil și pot duce la confirmări sau tranzacții duplicate.
Pasul 2 — Verifică propunerea AI înainte de salvare
După analiză, TidyOne deschide Verifică propunerea TidyOne AI. Aici poți corecta Tip document detectat, Categoria în Documente, Impact financiar, moneda, emitentul, destinatarul și data documentului. Pentru documentele ONG apar și câmpurile Beneficiar, Caz, Proiect / nevoie și Fond.
AI-ul este un ajutor de completare, nu o confirmare contabilă. Compară fiecare informație cu originalul. Dacă un document medical sau un act administrativ nu creează o intrare ori o ieșire de bani, setează Impact financiar → Fără tranzacție financiară. Dacă este o factură sau o dovadă care trebuie să creeze cheltuiala, verifică liniile de produse/servicii și suma înainte de ✔ Confirmă și salvează.
În modul cu mai mulți beneficiari, poți crea rapid un Beneficiar, Caz sau Proiect din fereastra de review dacă lipsește. Totuși, formularul rapid nu înlocuiește verificarea ulterioară a dosarului complet. După salvare, verifică în Beneficiari & Cazuri și Proiecte & Fonduri că relațiile sunt cele dorite.
Pasul 3 — Alege contextul fără să inventezi o legătură
Pentru o factură de terapie emisă pentru Ana, cazul „Recuperare 2026” și proiectul „Terapie copii”, selectezi acea combinație dacă documentul o susține. Pentru o factură de contabilitate a asociației, beneficiarul și cazul pot rămâne goale, iar proiectul poate rămâne tot gol dacă serviciul este general. Pentru un contract de sponsorizare destinat unui proiect comun, proiectul poate fi suficient fără un beneficiar individual.
Când alegi un proiect în fereastra AI, TidyOne încearcă să restrângă contextul folosind legăturile existente proiect–beneficiar–caz. Dacă proiectul este legat de o singură persoană, aplicația poate preselecta beneficiarul; dacă proiectul este comun, nu presupune automat cine este beneficiarul corect. Verificarea umană rămâne obligatorie.
Pasul 4 — Verifică documentul în galerie și corectează proiectul/fondul când e nevoie
Deschide documentul din card. Vizualizatorul arată categoria, emitentul, numărul, data, suma detectată și starea AI, iar pentru ONG afișează și controlul Proiect / caz plus Fond. În versiunea actuală, acest control permite actualizarea proiectului și fondului. Dacă documentul are deja o tranzacție legată, salvarea proiectului/fondului actualizează și tranzacția respectivă.
Nu folosi acest control ca și cum ar edita toate relațiile documentului. Beneficiarul și cazul sunt gestionate în fluxul de review și în structura dosarului, iar în galerie selectorul existent este pentru proiect/fond. Dacă ai confirmat un document financiar cu persoana greșită, verifică tranzacția și documentul înainte de raportare, în loc să presupui că schimbarea proiectului repară automat toate câmpurile.
Pasul 5 — Folosește filtrele pentru a construi dosarul pe care îl trimiți
În partea de sus a paginii Documente, TidyOne oferă căutare după fișier, firmă sau număr document, filtre de stare Toate statusurile / Netrimise / Trimise și filtre AI. În ONG cu mai mulți beneficiari apar în plus selectoarele Beneficiar, Caz și Proiect.
Un flux bun pentru finalul lunii este să alegi întâi categoria relevantă — de exemplu Facturi — apoi proiectul sau beneficiarul dacă ai nevoie de un dosar specific, apoi Netrimise. Verifică vizual rezultatele înainte de selecție. Butonul Selectează netrimise selectează documentele netrimise din setul încărcat în pagina curentă. Pagina folosește loturi de 25 de documente, deci pentru volume mai mari verifică și paginile următoare.
Beneficiar: Ana Pop · Caz: Recuperare 2026 · Proiect: Toate proiectele · Status: Netrimise. Rezultatul trebuie verificat înainte de trimitere: un document administrativ general nu ar trebui să apară doar pentru că a fost etichetat greșit cu Ana.
Pasul 6 — Selectează documentele și pregătește trimiterea către contabil
Fiecare card are o casetă de selecție. După ce selectezi unul sau mai multe documente, bara de acțiuni afișează Trimite, Descarcă, Marchează trimise și Deselectează. Pentru ONG, fereastra de trimitere pregătește automat un subiect și un mesaj cu numărul documentelor, perioada detectată și lista fișierelor.
Pe telefon sau tabletă, acțiunea Alege aplicația și atașează fișierele încearcă să folosească share-ul nativ al dispozitivului și poate trimite imaginile/PDF-urile reale către Gmail, Outlook, WhatsApp sau altă aplicație disponibilă. Pe calculator, un site web nu poate introduce în mod fiabil atașamente într-un alt webmail. De aceea, TidyOne îți oferă Descarcă fișierele selectate plus subiectul și mesajul pregătite; apoi atașezi manual fișierele în email.
Butoanele Gmail, Yahoo sau Email pot deschide un mesaj precompletat, dar pe desktop fișierele nu sunt atașate automat. Pentru WhatsApp, dacă share-ul nativ cu fișiere nu este disponibil, TidyOne poate folosi linkuri temporare securizate. Verifică întotdeauna ce pleacă efectiv din aplicația de email sau mesagerie.
Pasul 7 — Marchează „Trimis” numai după acțiunea reală
După share, TidyOne poate întreba: „Ai terminat trimiterea? Marchezi documentele selectate ca trimise?”. Dacă răspunzi da, documentele primesc statusul intern trimis, împreună cu momentul și utilizatorul care a făcut marcarea. Poți face aceeași acțiune manual din Marchează trimise.
Acest status înseamnă doar că echipa ONG a înregistrat faptul că a finalizat procesul de trimitere. Nu este confirmare de livrare, citire, acceptare de către contabil sau import în programul contabil. Dacă emailul a fost respins sau ai uitat un atașament, corectează procesul și păstrează separat dovada reală de comunicare când este necesară.
Exemplu complet: dosarul lunar pentru un proiect cu doi beneficiari
Asociația are proiectul „Recuperare copii”, cu Ana și Radu. În septembrie există: o factură de terapie de 1.200 RON doar pentru Ana, o factură comună de transport de 900 RON împărțită prin alocări între Ana și Radu, un contract de sponsorizare pentru proiect și o factură de contabilitate generală a ONG-ului.
Factura de terapie este încărcată, verificată AI și etichetată cu Ana, cazul „Recuperare 2026” și proiectul „Recuperare copii”. Factura comună de transport rămâne o singură tranzacție cu un singur document; nu este duplicată în două dosare individuale. Contractul de sponsorizare este legat de proiect, fără a inventa un beneficiar dacă sponsorul a finanțat proiectul în ansamblu. Factura contabilului rămâne document general al asociației.
La finalul lunii, operatorul deschide Documente, filtrează categoria Facturi și statusul Netrimise. Verifică documentele, le selectează, descarcă fișierele pe desktop, copiază subiectul și mesajul pregătite, le atașează în email și trimite. Abia după ce emailul a plecat marchează documentele drept Trimise. Pentru dosarul Anei, poate reveni separat la filtrul Beneficiar = Ana și verifica documentele specifice persoanei, fără a confunda facturile generale sau cheltuielile comune cu un document individual.
Date personale și documente sensibile
Un dosar pe beneficiar poate conține date medicale, identificatori, adrese sau informații despre minori. Filtrarea ușoară nu înseamnă că toate documentele trebuie trimise tuturor colaboratorilor. Înainte să incluzi un document într-un email către contabil, verifică dacă acesta este necesar pentru scopul contabil și dacă datele sensibile din el sunt relevante pentru destinatar.
TidyOne afișează și un avertisment pentru documentele asociației privind datele personale. Dacă un document conține informații care nu trebuie transmise, folosește o copie redactată atunci când procedurile organizației permit acest lucru și păstrează originalul separat. Nu altera originalul contabil sau medical doar pentru a ascunde datele; păstrează trasabilitatea versiunilor.
Greșeli frecvente
Checklist înainte de trimiterea lunară
Întrebări frecvente
Pot lega un document de mai mulți beneficiari?
Nu direct prin câmpul Beneficiar al documentului: structura actuală păstrează un singur beneficiar și un singur caz pe document. Pentru o cheltuială comună folosește tranzacția unică și alocările multi-beneficiar, iar documentul rămâne legat de tranzacția comună.
Pot schimba proiectul după confirmarea AI?
Da. În vizualizatorul documentului există selector pentru Proiect / caz și Fond; salvarea actualizează proiectul/fondul documentului și, dacă există, tranzacția legată. Asta nu înseamnă că beneficiarul sau cazul individual se rescriu automat.
„Selectează netrimise” selectează toate lunile?
Nu presupune asta. Selecția lucrează cu documentele încărcate în pagina curentă și cu filtrele active. Arhiva este paginată la 25 de documente, deci verifică paginile următoare pentru volume mai mari.
Gmail atașează automat documentele pe calculator?
Nu în mod fiabil. TidyOne explică în interfață că webmail-ul nu poate primi automat atașamente de la alt site. Descarcă fișierele selectate și atașează-le manual; subiectul și mesajul pot fi pregătite automat.
Ce înseamnă „Trimis”?
Este un status intern TidyOne care spune că echipa a marcat documentul ca expediat. Nu dovedește livrarea, citirea sau acceptarea de către contabil.
Trebuie să trimit contabilului documentele medicale ale beneficiarului?
Nu există un răspuns universal în TidyOne. Trimite numai ceea ce este necesar pentru scopul contabil și conform cerințelor aplicabile. Pentru date sensibile, verifică procedurile ONG-ului și cerințele profesionale/juridice relevante.
Ce citești după acest tutorial
Un PDF corect legat de contextul potrivit este mai ușor de găsit, verificat și explicat. Încarcă originalul o singură dată, confirmă contextul și marchează „Trimis” numai după ce documentul a plecat efectiv.
Începe gratuitAcest tutorial descrie interfața și logica TidyOne V13.5.24 analizate la 24 septembrie 2026. Exemplele sunt fictive. Ghidul nu înlocuiește evidența contabilă oficială, politica de protecție a datelor sau consultanța juridică/fiscală.